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L'Administration communale recherche un employé d'administration pour le service accueil/courrier PDF Imprimer Envoyer
Écrit par Godin Marie-Odile   
Lundi, 12 Juin 2017 07:54

Descriptif de la fonction :

L’employé d’Administration pour le service accueil/courrier s’occupe essentiellement de la gestion des courriers entrants et sortants de l’Administration, de l’encodage de ceux-ci et de leur distribution aux services concernés qui en assureront le suivi. Il collabore avec les différents services pour le classement des courriers et assure le lien entre l’Administration et la firme externe d’archivage.



Dans ce cadre, le travailleur sera amené à : (cette liste n'est pas exhaustive)
a.    Tâches principales
•    Réceptionner, tous les jours, le courrier distribué par la Poste ou déposé manuellement dans les différents services de l’Administration y compris l’accueil ;
•    Analyser les courriers et déterminer leur objet ;
•    Attribuer à chaque courrier un code CDU ainsi qu’un numéro unique d’entrée (via l’application eCourrier) ;
•    Trier les courriers par CDU ;
•    Assurer la gestion permanente physique et informatique des archives : archivage régulier des dossiers terminés ou des dossiers à échéances régulières ; classer les dossiers en boîtes d’archives avec libellé clair et précis du contenu ;
•    Apporter une aide aux différents services pour le classement physique/la recherche de dossiers.

b.    Tâches secondaires :
•    Accueillir les visiteurs, s’informer de l’objet de leurs visites et les orienter vers le service adéquat ;
•    Répondre à des demandes d’informations des usagers ;
•    Utiliser un poste central téléphonique.

Compétences spécifiques : (cette liste n’est pas exhaustive)

-    Etre capable d’utiliser les logiciels informatiques spécifiques à sa fonction (E-courrier, suite office, centrale téléphonique…) ;
-    Connaître la structure et les différents services de l’Administration communale ;
-    Etre capable d’utiliser les logiciels ayant trait aux technologies de l’information et de la communication (centrale téléphonique…) ;
-    Capacité à faire preuve de réserve ;
-    Communiquer aisément à l’oral et à l’écrit ;
-    S’exprimer avec clarté et efficacité ;
-    Etre à l’écoute du public ;
-    Etre autonome dans ses domaines ;
-    S’adapter à une grande variété de situations et d’interlocuteurs.

Votre profil :

Etudes : Etre titulaire d’un bachelier ou graduat (bibliothécaire-documentaliste ou assistant de direction ou sciences administratives et gestion publique ou assimilé)
Permis de conduire : B

Votre contrat :

Contrat à durée déterminée de 6 mois (suivi d’un CDI si CDD concluant)
Régime de travail : Temps plein
Rémunération : échelle D6

Conditions de recrutement :

- Etre belge ou ressortissant de l’U.E.
- Etre de bonnes conduite, vie et mœurs
- Réussir les examens de recrutement
- Etre dans les conditions APE au moment de l’engagement.

Documents à fournir :

- Une lettre de motivation
- Un curriculum vitae
- Un extrait de casier judiciaire (modèle 1)
- Une copie du diplôme
- Une copie recto/verso de la carte d’identité
- Une copie du permis de conduire
- Le passeport APE si déjà dans les conditions (si pas exigé à l’engagement)

Candidatures :

Les candidatures (lettre de motivation, CV, documents cités ci-dessus) en vue de participer aux différentes épreuves pratiques et orales qui seront organisées pour le recrutement, doivent être adressées par la poste, au Collège Communal de la commune de et à 7340 COLFONTAINE, Place de Wasmes, 22, au plus tard le 21 juin 2017 (le cachet de la poste faisant foi).

N.B. : Nous insistons pour que tous les documents cités ci-dessus soient expédiés en même temps que votre lettre de candidature.

Une séance d’information est organisée le lundi 19/06/2017 à 18h en la Salle Armande Simon, rue du Pont d’Arcole 14 à 7340 Colfontaine.
Toutefois, si vous ne pouvez pas participer à la séance d’information, des renseignements complémentaires sur la procédure de recrutement ainsi que sur la fonction peuvent être sollicités auprès de Madame Deghilage Dayle, Collaboratrice au service du Personnel, au 065/887 412.

 

Mise à jour le Lundi, 12 Juin 2017 07:54
 
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